Automatisierungen! 🪄 Struktur schaffen und Zeit gewinnen.

Eine Rechnung kommt per E-Mail an. Noch bevor du sie öffnest, ist der Anhang bereits im passenden Jahresordner in deiner Cloud gespeichert – und gleichzeitig im Buchhaltungstool abgelegt. Ganz automatisch.

Oder du verschickst eine E-Mail-Kampagne mit ActiveCampaign. Statt die Ergebnisse anschließend manuell in Tabellen zu übertragen, landen alle Kennzahlen direkt in einem übersichtlichen Google Sheet – ohne einen zusätzlichen Klick.

Solche Abläufe lassen sich mit den richtigen Tools zuverlässig automatisieren. Wenn sich Aufgaben wiederholen, immer gleich ablaufen und dabei Zeit kosten, ist Automatisierung keine Spielerei, sondern eine bewusste Entscheidung für mehr Klarheit und Struktur.

Ich arbeite mit Zapier.

Zapier ist ein Automatisierungstool, das Tools wie z. B. ActiveCampaign, Google Sheets oder Trello miteinander verbindet – ganz ohne Programmierkenntnisse. Es übernimmt wiederkehrende Aufgaben automatisch für dich. Auch mit der kostenlosen Version kannst du einfache Workflows (Zaps) einrichten und direkt Zeit sparen.

Wird dein Online-Business zu komplex?

Im Online-Business wird es niemals langweilig.

Termine, Inhalte, Kundengewinnung, Tools, Zahlungsanbieter, Feedback, Organisation. Vieles davon funktioniert – aber vieles wird auch immer wieder von Hand erledigt. Mal schnell noch etwas erledigen, eine Erinnerung setzen, eine Datei verschieben oder eine Notiz übertragen.

Das sind keine großen Aufgaben, aber sie summieren sich. Sie kosten Zeit, Energie und Konzentration.

Automatisierung sorgt dafür, dass genau diese wiederkehrenden Abläufe im Hintergrund laufen – verlässlich und ohne zusätzlichen Aufwand.

Drei Beispiele für Automatisierung im Online-Business

Beispiel 1: Rechnungen automatisch ablegen und vorbereiten

Rechnungen kommen regelmäßig per E-Mail – z. B. von Tools, Plattformen oder Dienstleistern. Anstatt jede Datei manuell zu speichern, umzubenennen und später in das Buchhaltungstool hochzuladen, kann dieser Ablauf automatisiert werden:

Eine eingehende E-Mail mit Anhang wird erkannt, der Anhang wird automatisch im richtigen Ordner gespeichert und an dein Buchhaltungstool übergeben. Eine vergleichsweise einfache Automatisierung – mit einem direkten Zeitgewinn im Alltag.

Beispiel 2: Kampagnenergebnisse direkt in eine Auswertung übertragen

Wer regelmäßig E-Mail-Kampagnen verschickt, will wissen, wie sie laufen. Doch Reportings manuell zusammenzustellen kostet Zeit und führt oft dazu, dass genau diese Auswertung liegen bleibt.

Eine professionelle Automatisierung kann die wichtigsten Kennzahlen (etwa aus ActiveCampaign) direkt in eine Tabelle überführen, automatisch nach Versandzeitpunkt und Kampagnennamen geordnet. So entsteht ein konsistentes, verlässliches Auswertungstool, das Zeit spart und die Qualität der Entscheidungen verbessert.

Die Einrichtung ist technisch etwas anspruchsvoller – lohnt sich aber besonders für alle, die regelmäßig versenden und aus ihren Zahlen mehr machen wollen.

Beispiel 3: Onboarding-Abläufe gestalten

Wenn neue Buchungen eingehen oder Programme starten, beginnt eine ganze Reihe von Aufgaben: Begrüßungsmail senden, Zugänge einrichten, Termine planen, Dateien teilen. Gerade in Phasen mit mehreren Klienten gleichzeitig kann dieser Prozess schnell unübersichtlich werden.

Eine durchdachte Automatisierung sorgt dafür, dass bei einem Eintrag in deine Übersicht (z. B. Google Sheets) automatisch Mails versendet, Aufgaben erstellt, Erinnerungen gesetzt oder Dateien erstellt werden. 

So entsteht ein wiederholbarer, skalierbarer Ablauf, der mitwächst, ohne dass etwas vergessen wird.

Mein Ansatz: Automatisierung bringt Klarheit

Bevor sich ein Ablauf automatisieren lässt, muss er verstanden werden. Genau das ist oft der wertvollste Schritt – denn er zwingt dazu, Prozesse nicht einfach aus Gewohnheit weiterzuführen, sondern sie bewusst zu durchdenken und klar zu strukturieren.

• Was ist das Ziel dieses Prozesses?
• Welche Informationen, Systeme oder Beteiligten sind notwendig, um dorthin zu gelangen?
• Welche Arbeitsschritte wiederholen sich regelmäßig – und in welcher Reihenfolge?
• Wo entstehen Engpässe, Verzögerungen oder Fehlerquellen?
• Und welche dieser Schritte lassen sich durch Automatisierung vereinfachen?

Gut durchdachte Prozesse: Standard Operating Procedures

Ein zentraler Teil dieses Prozesses ist die Erstellung sogenannter SOPs: Standard Operating Procedures. Dabei handelt es sich um schriftlich festgehaltene Abläufe, die Schritt für Schritt dokumentieren, wie wiederkehrende Aufgaben bearbeitet werden. SOPs sorgen dafür, dass Prozesse nachvollziehbar, übertragbar und prüfbar werden – und genau dadurch automatisierungsfähig.

Dieser strukturierte Blick auf Abläufe entspricht den Grundprinzipien professionellen Projektmanagements:

Zielklarheit, definierte Prozesse, klare Zuständigkeiten und kontinuierliche Verbesserung. Automatisierung ist dann nicht der erste Schritt – sondern die natürliche Weiterentwicklung von Prozessen, die bereits gut durchdacht sind.

Wer seine Abläufe kennt, kann sie gestalten. Wer sie gestaltet, kann sie verbessern. Und genau dort entsteht Raum für echte Entlastung – nicht durch mehr Arbeit, sondern durch kluge Systeme im Hintergrund.

Klarheit schaffen und Abläufe vereinfachen

Automatisierung bietet dir eine einfache Möglichkeit, das eigene Business strukturierter und effizienter zu gestalten. Schon kleine Automatisierungen können dich spürbar entlasten, deine Abläufe beschleunigen und Freiraum schaffen für die Dinge, die dir wichtig sind.

Es geht nicht darum, alles sofort zu verändern. Es geht darum, gezielt dort anzusetzen, wo Prozesse immer wiederkehren, und genau dort für mehr Leichtigkeit zu sorgen.

Ein klar durchdachter Ablauf, der automatisch läuft, spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch Ruhe und Verlässlichkeit im Hintergrund. 

Fehler werden minimiert, Reaktionszeiten werden kürzer. Wichtige Schritte gehen nicht mehr unter, weil sie einmal fest eingebaut sind und zuverlässig ablaufen.

Das entlastet den Kopf – und verbessert ganz nebenbei auch die Qualität deiner Arbeit.