In diesem FAQ-Interview beantworte ich Fragen rund um E-Mail Marketing und Automatisierung für Coaches. Du erfährst, warum E-Mail Marketing so wertvoll ist und warum Automatisierung dein Online-Business noch leichter macht.

• ..warum brauchen Coaches eigentlich einen Newsletter?
• ..sind diese Newsletter nicht total aufdringlich?
• ..ist das nicht nur etwas für Profis mit großen Listen?
• ..wie baue ich meine Liste eigentlich richtig auf?
• ..lohnt es sich, in E-Mail Marketing zu investieren?
• ..und wann lohnt sich Automatisierung? Was sind die Vorteile?
• ..macht Automatisierung nicht alles so unpersönlich?
• ..man hört immer von Automationen im E-Mail Marketing, wie kompliziert ist das?
• ..kannst du ein Beispiel dafür nennen, wie wirkungsvoll Newsletter sein können?

Jessica, sag mal..

..warum brauchen Coaches eigentlich einen Newsletter?

Manche Coaches fragen sich, ob ein Newsletter heute überhaupt noch nötig ist, schließlich gibt es Social Media. Aber genau dort liegt das Problem. Jeder Post konkurriert mit unzähligen anderen Beiträgen, verschwindet schnell im Feed und man muss immer wieder von vorne anfangen.

Ein Newsletter ist anders. Hier entscheidest du, wann deine Nachrichten bei deinen Lesern ankommen. Es ist der Safe Place für dein Marketing (mehr dazu in diesem Blogartikel). Du kannst Vertrauen aufbauen, Wissen vermitteln und Beziehungen pflegen, ohne Algorithmus, ohne Druck. Coaching lebt von Vertrauen, und genau das kann ein Newsletter leisten.

..sind diese Newsletter nicht total aufdringlich?

Es kommt darauf an. Manchmal erhältst du einen Newsletter und meldest dich direkt wieder ab. Das hat mit Reaktanz und deinem persönlichen Raum zu tun (mehr erfährst du im Blogartikel „Jetzt wird’s persönlich“). Ein guter Newsletter fühlt sich angenehm an. Leser sollen sich freuen, ihn zu öffnen, weil sie etwas lernen, inspiriert werden oder einfach unterhalten werden.

Wenn du deine Liste so pflegst, nehmen es dir die Leute auch nicht übel, wenn du einmal über ein Angebot sprichst. Im Gegenteil, die meisten freuen sich sogar, weil sie dich kennen und wissen, dass deine Angebote passen. So entsteht Marketing, das wirkt, ohne Druck aufzubauen.

..ist das nicht nur etwas für Profis mit großen Listen?

Überhaupt nicht. Entscheidend ist nicht die Größe deiner Liste, sondern wer darauf steht. Lieber 70 Menschen, die echtes Interesse haben, als 500, die einmal klicken und nie wieder öffnen.

Und das Schöne ist, du kannst deine Liste kontinuierlich aufbauen. Mit jedem Freebie, jedem Workshop, jeder Aktion kommen Stück für Stück neue, passende Kontakte dazu. Das ist kein Sprint, sondern ein Prozess, der langfristig trägt und echten Wert schafft.

..wie baue ich meine Liste eigentlich richtig auf?

Effektives Listbuilding bedeutet, deine Liste kontinuierlich wachsen zu lassen mit den richtigen Kontakten. Es bringt nichts, einfach nur möglichst viele Adressen zu sammeln. Entscheidend ist, dass die Menschen wirklich Interesse an dir und deinen Angeboten haben. Dafür eignen sich transformative Freebies, die einen echten Mehrwert bieten.

Wenn du deine Liste Schritt für Schritt aufbaust und regelmäßig pflegst, entsteht eine stabile Basis. Genau diese Basis trägt dein Business langfristig.

..lohnt es sich, in E-Mail Marketing zu investieren?

Auf jeden Fall lohnt sich das! E-Mail Marketing ist einer der wenigen Kanäle, die dir wirklich gehören. Auf Social Media kannst du viele Follower haben, aber wenn sich der Algorithmus verändert oder dein Account gesperrt wird, ist deine Reichweite plötzlich weg. Deine E-Mail-Liste dagegen bleibt. Sie ist deine direkte Verbindung zu Menschen, die sich bewusst dafür entschieden haben, von dir zu hören.

Außerdem ist E-Mail Marketing einer der wirksamsten Hebel im Online-Business.

E-Mail Marketing hat oft einen höheren ROI als andere Marketingkanäle, weil du direkt Menschen erreichst, die bereits Interesse gezeigt haben. Jeder investierte Euro bringt hier oft mehr Umsatz, vor allem langfristig, weil du Beziehungen pflegst und Vertrauen aufbaust. Und das Beste: Du musst nicht jedes Mal wieder von vorn anfangen.

..und wann lohnt sich Automatisierung? Was sind die Vorteile?

Automatisierung entlastet dich. Einmal eingerichtet, laufen Abläufe automatisch. Wichtig ist: Automatisieren sollte man nur Prozesse, die man bereits verstanden und getestet hat. Erst wenn etwas manuell funktioniert, lohnt es sich, es zu automatisieren.

Automatisierung spart also jede Menge Zeit und Nerven, weil wiederkehrende Aufgaben im Hintergrund laufen und du dich auf Strategie und Kunden konzentrieren kannst. Sie schafft Qualität, weil Abläufe zuverlässig und fehlerfrei sind. Deine Kundinnen erleben schnelle Reaktionen, persönliche Ansprache und ein Business, das rund um die Uhr funktioniert.

Gleichzeitig bleibst du flexibel, kannst Prozesse leicht anpassen und entspannt wachsen. Automatisierung bringt Struktur, reduziert Stress und gibt dir das gute Gefühl, dass dein Business für dich arbeitet, auch wenn du frei machst.

..macht Automatisierung nicht alles so unpersönlich?

Der Einsatz von Automatisierung im Online Business bedeutet nicht, dass alles kalt oder unpersönlich abläuft. Im Gegenteil, Automatisierung schafft dir Freiräume, damit du dich wieder auf das Wesentliche konzentrieren kannst: die persönliche Arbeit mit deinen Kunden.

Wenn Routineaufgaben im Hintergrund einfach automatisch laufen, bleibt dir mehr Zeit für echten Kontakt und individuelle Gespräche. Automatisierung unterstützt also dabei, achtsamer zu arbeiten, weil du dich nicht in Technik und Kleinigkeiten verlierst.

..man hört immer von Automationen im E-Mail Marketing, wie kompliziert ist das?

Automationen selbst sind gar nicht kompliziert. Schon eine Willkommensserie oder eine Follow-up-Mail lässt sich schnell einrichten. Kompliziert wird es erst, wenn mehrere Sequenzen gleichzeitig laufen, zum Beispiel eine Willkommensserie für neue Interessenten, eine Onboarding-Serie für Kunden und parallel Follow-ups während eines Launches.

Bei Launches kommt noch hinzu, dass alles perfekt zeitlich abgestimmt sein muss, damit Leser Schritt für Schritt begleitet werden und keine Mail untergeht. Genau dann lohnt es sich, Unterstützung im E-Mail Marketing zu holen. So läuft alles zuverlässig im Hintergrund und du kannst dich auf Inhalte und Kundenarbeit konzentrieren.

..kannst du ein Beispiel dafür nennen, wie wirkungsvoll Newsletter sein können?

Ja, ich bin selbst das beste Beispiel. Während meiner Elternzeit habe ich mich intensiv weitergebildet und bei den besten Expertinnen für Automatisierung und E-Mail Marketing gelernt.

Besonders beeindruckt haben mich also die Launch-Newsletter von den beiden, bei denen ich live beobachten konnte, wie gut durchdachte E-Mail-Kommunikation Vertrauen aufbaut, die Leser Schritt für Schritt begleitet und sie am Ende dazu bringt, eine bewusste Entscheidung für ein Angebot zu treffen.

Und so habe ich selbst im Rahmen von Launches gebucht! Im Endeffekt durch den Klick auf einen Button in einem Newsletter. Und es war die beste Entscheidung!

Wenn nach dem Lesen noch eine Frage übrig geblieben ist, frag mich doch einfach in einem Call. Hier geht’s zur kostenlosen Terminvereinbarung.

Eine Rechnung kommt per E-Mail an. Noch bevor du sie öffnest, ist der Anhang bereits im passenden Jahresordner in deiner Cloud gespeichert – und gleichzeitig im Buchhaltungstool abgelegt. Ganz automatisch.

Oder du verschickst eine E-Mail-Kampagne mit ActiveCampaign. Statt die Ergebnisse anschließend manuell in Tabellen zu übertragen, landen alle Kennzahlen direkt in einem übersichtlichen Google Sheet – ohne einen zusätzlichen Klick.

Solche Abläufe lassen sich mit den richtigen Tools zuverlässig automatisieren. Wenn sich Aufgaben wiederholen, immer gleich ablaufen und dabei Zeit kosten, ist Automatisierung keine Spielerei, sondern eine bewusste Entscheidung für mehr Klarheit und Struktur.

Ich arbeite mit Zapier.

Zapier ist ein Automatisierungstool, das Tools wie z. B. ActiveCampaign, Google Sheets oder Trello miteinander verbindet – ganz ohne Programmierkenntnisse. Es übernimmt wiederkehrende Aufgaben automatisch für dich. Auch mit der kostenlosen Version kannst du einfache Workflows (Zaps) einrichten und direkt Zeit sparen.

Wird dein Online-Business zu komplex?

Im Online-Business wird es niemals langweilig.

Termine, Inhalte, Kundengewinnung, Tools, Zahlungsanbieter, Feedback, Organisation. Vieles davon funktioniert – aber vieles wird auch immer wieder von Hand erledigt. Mal schnell noch etwas erledigen, eine Erinnerung setzen, eine Datei verschieben oder eine Notiz übertragen.

Das sind keine großen Aufgaben, aber sie summieren sich. Sie kosten Zeit, Energie und Konzentration.

Automatisierung sorgt dafür, dass genau diese wiederkehrenden Abläufe im Hintergrund laufen – verlässlich und ohne zusätzlichen Aufwand.

Drei Beispiele für Automatisierung im Online-Business

Beispiel 1: Rechnungen automatisch ablegen und vorbereiten

Rechnungen kommen regelmäßig per E-Mail – z. B. von Tools, Plattformen oder Dienstleistern. Anstatt jede Datei manuell zu speichern, umzubenennen und später in das Buchhaltungstool hochzuladen, kann dieser Ablauf automatisiert werden:

Eine eingehende E-Mail mit Anhang wird erkannt, der Anhang wird automatisch im richtigen Ordner gespeichert und an dein Buchhaltungstool übergeben. Eine vergleichsweise einfache Automatisierung – mit einem direkten Zeitgewinn im Alltag.

Beispiel 2: Kampagnenergebnisse direkt in eine Auswertung übertragen

Wer regelmäßig E-Mail-Kampagnen verschickt, will wissen, wie sie laufen. Doch Reportings manuell zusammenzustellen kostet Zeit und führt oft dazu, dass genau diese Auswertung liegen bleibt.

Eine professionelle Automatisierung kann die wichtigsten Kennzahlen (etwa aus ActiveCampaign) direkt in eine Tabelle überführen, automatisch nach Versandzeitpunkt und Kampagnennamen geordnet. So entsteht ein konsistentes, verlässliches Auswertungstool, das Zeit spart und die Qualität der Entscheidungen verbessert.

Die Einrichtung ist technisch etwas anspruchsvoller – lohnt sich aber besonders für alle, die regelmäßig versenden und aus ihren Zahlen mehr machen wollen.

Beispiel 3: Onboarding-Abläufe gestalten

Wenn neue Buchungen eingehen oder Programme starten, beginnt eine ganze Reihe von Aufgaben: Begrüßungsmail senden, Zugänge einrichten, Termine planen, Dateien teilen. Gerade in Phasen mit mehreren Klienten gleichzeitig kann dieser Prozess schnell unübersichtlich werden.

Eine durchdachte Automatisierung sorgt dafür, dass bei einem Eintrag in deine Übersicht (z. B. Google Sheets) automatisch Mails versendet, Aufgaben erstellt, Erinnerungen gesetzt oder Dateien erstellt werden. 

So entsteht ein wiederholbarer, skalierbarer Ablauf, der mitwächst, ohne dass etwas vergessen wird.

Mein Ansatz: Automatisierung bringt Klarheit

Bevor sich ein Ablauf automatisieren lässt, muss er verstanden werden. Genau das ist oft der wertvollste Schritt – denn er zwingt dazu, Prozesse nicht einfach aus Gewohnheit weiterzuführen, sondern sie bewusst zu durchdenken und klar zu strukturieren.

• Was ist das Ziel dieses Prozesses?
• Welche Informationen, Systeme oder Beteiligten sind notwendig, um dorthin zu gelangen?
• Welche Arbeitsschritte wiederholen sich regelmäßig – und in welcher Reihenfolge?
• Wo entstehen Engpässe, Verzögerungen oder Fehlerquellen?
• Und welche dieser Schritte lassen sich durch Automatisierung vereinfachen?

Gut durchdachte Prozesse: Standard Operating Procedures

Ein zentraler Teil dieses Prozesses ist die Erstellung sogenannter SOPs: Standard Operating Procedures. Dabei handelt es sich um schriftlich festgehaltene Abläufe, die Schritt für Schritt dokumentieren, wie wiederkehrende Aufgaben bearbeitet werden. SOPs sorgen dafür, dass Prozesse nachvollziehbar, übertragbar und prüfbar werden – und genau dadurch automatisierungsfähig.

Dieser strukturierte Blick auf Abläufe entspricht den Grundprinzipien professionellen Projektmanagements:

Zielklarheit, definierte Prozesse, klare Zuständigkeiten und kontinuierliche Verbesserung. Automatisierung ist dann nicht der erste Schritt – sondern die natürliche Weiterentwicklung von Prozessen, die bereits gut durchdacht sind.

Wer seine Abläufe kennt, kann sie gestalten. Wer sie gestaltet, kann sie verbessern. Und genau dort entsteht Raum für echte Entlastung – nicht durch mehr Arbeit, sondern durch kluge Systeme im Hintergrund.

Klarheit schaffen und Abläufe vereinfachen

Automatisierung bietet dir eine einfache Möglichkeit, das eigene Business strukturierter und effizienter zu gestalten. Schon kleine Automatisierungen können dich spürbar entlasten, deine Abläufe beschleunigen und Freiraum schaffen für die Dinge, die dir wichtig sind.

Es geht nicht darum, alles sofort zu verändern. Es geht darum, gezielt dort anzusetzen, wo Prozesse immer wiederkehren, und genau dort für mehr Leichtigkeit zu sorgen.

Ein klar durchdachter Ablauf, der automatisch läuft, spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch Ruhe und Verlässlichkeit im Hintergrund. 

Fehler werden minimiert, Reaktionszeiten werden kürzer. Wichtige Schritte gehen nicht mehr unter, weil sie einmal fest eingebaut sind und zuverlässig ablaufen.

Das entlastet den Kopf – und verbessert ganz nebenbei auch die Qualität deiner Arbeit.